Privatlivspolitik for CPHEVENTS Dashboard

CPHEVENTS · Privatliv

Privatlivspolitik for CPHEVENTS Dashboard

Version 1.0 – gældende fra 20. september 2026

Denne politik supplerer CPHEVENTS' generelle privatlivspolitik og beskriver særskilt behandlingen af personoplysninger i CPHEVENTS Dashboard.

1. Dataansvarlig

CPHLIVE ApS, CVR-nr. 31861969, markedsført under navnet CPHEVENTS, Njalsgade 76, 4., 2300 København S, er dataansvarlig for behandlingen i Dashboardet.

Kontakt: kontakt@cphevents.dk eller +45 20 11 99 96.

2. Hvem politikken vedrører

Politikken kan vedrøre:

  • autoriserede brugere af Dashboardet, herunder medarbejdere og tilknyttede personer;
  • kunder, leverandører og kontaktpersoner, som fremgår af regnskabsmateriale;
  • medarbejdere og kortbrugere, som fremgår af Pleo-udgifter eller bogføringsdata.

3. Oplysninger vi behandler

Dashboardet kan behandle:

  • navn, arbejdsmail, profilbillede, brugerrolle og adgangsoplysninger;
  • kontonumre, posteringer, bilags- og fakturareferencer, datoer, beløb, momsoplysninger og bogføringstekster;
  • kunde- og leverandørnavne samt relevante kontaktoplysninger;
  • udgifter, forhandlere, medarbejdernavne og andre oplysninger i Pleo-eksporter;
  • budgetter, prognoser, afvigelser, noter og beregnede nøgletal;
  • tekniske oplysninger om adgang, fejl og opdateringstidspunkter.


Dashboardet er ikke beregnet til følsomme personoplysninger eller CPR-numre. Sådanne oplysninger må ikke tilføjes, medmindre der foreligger et dokumenteret behov og et gyldigt behandlingsgrundlag.

4. Kilder

Oplysninger kan komme fra e-conomic, Pleo-eksporter, CPHEVENTS' Google Drive, virksomhedens budgetmateriale og autoriserede brugere.

5. Formål og behandlingsgrundlag

Oplysningerne behandles for at:

  • give ledelsen et samlet økonomisk overblik;
  • sammenholde realiserede tal med budget og prognose;
  • kontrollere, afstemme og dokumentere økonomiske oplysninger;
  • reducere manuelt arbejde og opdage mulige fejl eller afvigelser;
  • administrere adgang, sikkerhed, fejlfinding og drift;
  • levere forklaringer, opsummeringer og prognoser, når en bruger anvender AI-funktioner.


Behandlingen sker navnlig for at overholde retlige forpligtelser, herunder bogføringsregler, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, og ud fra CPHEVENTS' legitime interesse i sikker økonomistyring, analyse og drift, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Behandling af brugeroplysninger kan desuden være nødvendig for at administrere ansættelses- eller samarbejdsforhold.

6. AI-behandling

AI-funktioner anvendes til forklaringer, opsummeringer og beslutningsstøtte. De foretager ikke automatisk bogføring eller betalinger.

Kun oplysninger, der er nødvendige for den konkrete funktion, bør sendes til en AI-tjeneste. CPHEVENTS anvender ikke Dashboardets e-conomic-data til at træne egne eller tredjeparts AI-modeller. Hvis en AI-leverandør anvendes, sker behandlingen efter leverandørens erhvervsvilkår og databehandleraftale.

7. Modtagere og leverandører

Oplysninger kan behandles af følgende kategorier af leverandører i det omfang, det er nødvendigt:

  • e-conomic som økonomi- og kildesystem;
  • Pleo som udgifts- og kildesystem;
  • Google Workspace til budgetter og kontrollerede filudvekslinger;
  • OpenAI Sites og tekniske underleverandører, herunder Cloudflare, til hosting, adgangskontrol og drift;
  • en AI-leverandør, hvis en autoriseret bruger aktiverer en AI-funktion.


Leverandørerne må kun behandle oplysninger efter deres aftaler med CPHEVENTS og gældende databeskyttelsesregler.

8. Overførsel til tredjelande

Nogle leverandører kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. I sådanne tilfælde skal overførslen ske på et gyldigt grundlag, eksempelvis EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, og med relevante supplerende sikkerhedsforanstaltninger.

9. Opbevaring og sletning

Dashboardets afledte data og snapshots opbevares kun, så længe de er nødvendige for økonomistyring, dokumentation og drift. Adgangs- og fejllogs slettes eller anonymiseres efter den periode, der er nødvendig for sikkerhed og fejlfinding.

Regnskabsmateriale i de autoritative kildesystemer opbevares i henhold til bogføringslovens krav, som udgangspunkt i det løbende regnskabsår og yderligere fem år. Når Dashboardet udfases, slettes dets særskilte kopier efter en kontrolleret afviklingsperiode, medmindre opbevaring fortsat er nødvendig efter lovgivningen.

10. Sikkerhed og adgang

Dashboardet er privat. Adgang gives kun til udtrykkeligt autoriserede brugere. API-nøgler og andre adgangsoplysninger opbevares som serverhemmeligheder og vises ikke i brugergrænsefladen. Kommunikation sker krypteret, og adgang kan tilbagekaldes.

11. Rettigheder

Registrerede kan efter omstændighederne anmode om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse mod behandlingen. Visse oplysninger kan ikke slettes straks, hvis CPHEVENTS er retligt forpligtet til at opbevare dem.

En anmodning kan sendes til kontakt@cphevents.dk. CPHEVENTS kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte identiteten.

12. Klage

Registrerede kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

13. Ændringer

Politikken opdateres, hvis Dashboardets funktioner, leverandører eller databehandling ændres væsentligt. Den aktuelle version og ikrafttrædelsesdato fremgår øverst.