Et trygt teknisk ansvar – fra første kabel til sidste oplæg

Når programmet starter, er der ikke plads til at løse tekniske problemer.

Med os som teknisk afvikler på dagen får du en fagperson, der tager ansvar, reagerer hurtigt og har overblikket over alt teknisk – også det, du ikke ser.

Vi arbejder tæt sammen med jeres AV-leverandør og venue – og sikrer, at det, der er planlagt, også bliver afviklet trygt og stabilt.

Vi hjælper dig med

Opsætning og test af udstyr før dørene åbner
Koordination med AV-teknikere, venue og jeres interne team
Kørsel af slides, video, skærmgrafik og speak
Overvågning og fejlhåndtering under hele eventet
Rolig og tydelig kommunikation mellem teknisk og ikke-teknisk personale
Én person, du kan gå til – som kender hele planen

Sådan foregår det

Før

Vi gennemgår teknisk plan og ansvar sammen med dig
Vi tager kontakt til leverandører og lokation
Vi deltager i generalprøve eller teknisk test

Under

Vi er fysisk til stede og holder overblik over teknisk afvikling
Vi sørger for, at alt bliver afviklet som aftalt – og justerer løbende
Vi håndterer fejl, uden at det skaber uro for dig eller deltagerne

Efter

Vi laver en kort opsamling og teknisk evaluering
Vi kan hjælpe med aflevering af materialer til postproduktion eller næste skridt

Vil du se, hvordan en teknisk plan ser ud i praksis?

Undgå teknisk uro på eventdagen

Lav en teknisk plan, selv hvis du ikke har teknikere
Det skaber ro at kunne vise: “Her er, hvad vi har – og hvad der skal ske hvornår.”
Vi ser ofte, at fejl opstår, fordi ingen ved, hvem der gør hvad – ikke fordi teknikken fejler.

Test alt – og test det i de rigtige omgivelser
Ét er, at noget virker på kontoret. Noget andet er, om det virker på scenen, i salen, med den lyd og det netværk, der faktisk er til rådighed.
Lav aldrig teknisk generalprøve uden det rigtige rum.

Tjek strøm, stik og skærmindgange som det første
Det virker banalt – men det er her, 80 % af alle fejl starter.
Vær ikke bange for at spørge AV eller venue: “Hvordan får vi strøm til dette bord?” før du lover noget til en oplægsholder.

Lav backup for dét, der kan forsinke programmet
Du behøver ikke backup for alt – men for dét, der kan påvirke tidsplanen, skal der være en plan B.
Det kan være: en ekstra computer, en printet dagsorden, eller en fysisk intro i stedet for en video.

Brug én person til at styre alle tekniske beslutninger
Når mange har “lidt ansvar”, har ingen det fulde.
Sørg for, at én person har mandat til at sige ja/nej – og at alle ved, hvem det er.

Bed dine oplægsholdere sende præsentationer i god tid – og test dem i virkeligheden
Oplæg med links, video og animationer fungerer sjældent som forventet.
Lav en version 1 uge før – og en version, du kan vise offline, hvis teknikken fejler.

Forbered værterne på det vigtigste tekniske kontaktpunkt
Værten bør vide:
- hvem der styrer skærmen
- hvem de rækker ud til, hvis noget fejler
- hvordan man kommer videre, hvis teknikken går ned

Drop perfektion – gå efter ro
En video må godt mangle lidt lyd i introen. En slide må godt komme 2 sekunder for sent.
Det vigtige er, at nogen tager ansvar, forklarer og kommer videre.
Perfektion stresser. Ro smitter.