10 klassiske faldgruber i event planlægningen – og hvordan du undgår dem
Når man arbejder med B2B-events, er det sjældent de store beslutninger, der vælter projektet. Det er detaljerne. De små, praktiske ting, der ikke bliver afstemt, men som tilsammen gør forskellen på ro og kaos.
Her er 10 af de mest typiske udfordringer, vi møder – og hvordan du kan forebygge dem allerede i designfasen.
1. PowerPoints, der går i ti retninger
Det sker, når alle oplægsholdere laver præsentationer ud fra deresforståelse af eventets formål, og du ikke har én grafiker eller én tekniker der kan samle alle power points.
👉 Løsning: Det handler ikke om, at de alle skal ligne hinanden. Det giver for det meste ikke mening. I stedet anbefaler jeg, at du laver 4-5 slides der bærer jeres visuelle identitet, og som vises i starten, i pauserne og til sidst.
Ekstra tip: Med lidt tid, vil jeg prioriterer at hver oplægsholder medbringer egen computer. På den måde, har de ansvaret og dermed testet at alt er, som de gerne vil. De skal sørge for at have HDMI adgang (eller selv medbringe splitter). For nogen kan det virke uprofessionelt, men det skaber større ejerskab hos oplægsholderen og dermed øget tryghed for jer begge.
2. Ekstra regninger på udstyr
De fleste tekniske overraskelser opstår, fordi man ikke har gennemtænkt hvordanoplevelsen skal leveres. Oftest er det småbeløb, men jeg har også oplevet ekstra regninger der er store.
👉 Løsning: Gennemgå altid det tekniske setup i designfasen – før venue vælges. Sørg for at inddrag en teknisk ansvarlig tidligt i processen. Stil krav til dem. Fortæl om jeres behov både basis og det der giver fleksibilitet. Sørg for at tage ændringer i program med en teknisk ansavrlig, og på den måde undgå store overraskelser.
3. Manglende key visuals
Markedsføringen starter, før eventet er designet færdigt – og så halter den visuelle identitet bagefter.
👉 Løsning: Lav et mini-brandkit i designmanualen: farver, tone of voice, billeder og eksempler på grafiske elementer. Det sparer timer i kommunikation senere og sikre at i har det samme look gennem hele eventet (før-under-efter)
4. Video og foto uden plan
Man filmer “for en sikkerheds skyld”, men uden formål. Resultatet er 200 GB materiale, der aldrig bliver brugt.
👉 Løsning: Beslut allerede i designfasen, hvad materialet skal bruges til (internt, SoMe, salg, onboarding). Så kan du filme med formål – ikke bare dokumentere.
5. Ingen fælles fortælling
Når eventet føles fragmenteret, er det fordi ingen har defineret den oplevede verden. Det ender med at projektlederen skal forholde sig til en masse meninger om, hvad der de synes er fedt. Uden en fælles retning er det svært at argumenterer imod.
👉 Løsning: Brug en fælles workshop til at skabe én oplevelsesramme, som alle afdelinger forstår og kan arbejde ud fra. Få ledelsen til at godkende denne retning, som kan give projektlederen det fulde mandat til at sige ja og nej til gode idéer.
6. Teknik som blind vinkel
Tekniske beslutninger bliver uddelegeret uden forståelse for konsekvensen. En lille beslutning, som vi tilføjer lige Lars på scenen til denne debat, kan have konsekvenser for det tekniske setup. Har i Købt 5 mikrofoner, kan det faktisk godt betyder, at i ikke bare lige kan tilføje en mere. Det kan i nogle tilfølde kræve en dyrer pult. Det er blot et eksempel af mange.
👉 Løsning: Hav én teknisk ansvarlig, som er med fra starten. Det er ikke en udgift – det er en forsikring mod fejl. Sørg for at gennemgå plan og alle detaljer med en teknisk ansvarlig løbende. Det vil overraske dig, hvordan en for dig lille detalje, kan vælte det hele for teknikken 🙂
7. Budgettet, der sprænger sig selv
Det sker, når man ikke har indregnet de tekniske detaljer og de “små ekstra” i starten.
👉 Løsning: Arbejd med et realistisk teknisk budget, der tager højde for tests, justeringer og ekstraudstyr.
Ekstra gave: Send mig en mail (fia@cphlive.dk) og så sender jeg dig min detaljeret og beskrivende budgetskabelon til teknisk afvikling ved events.
8. Tidsplaner, der glider usynligt
Når alt flytter sig en smule – men ingen samler trådene.
👉 Løsning: Lav en visuel procesplan, hvor alle beslutningspunkter står samlet: hvornår noget skal godkendes, testes og leveres. Endnu bedre. Få fat i et digitalt platform, der kan lave tidsplaner, hvor opgaver er forbundet med hinanden. Som projektleder anbefaler jeg, at du sender en ugentlig mail ud, der har samme struktur hvergang. Kort opdatering og ugens To Do’s.
Hvad bruger jeg? Jeg bruger Click-up. Det er ret avanceret. Er du ny, vil jeg anbefale dig at bruge platforme som Monday.
9. For mange beslutningstagere
Når for mange skal høres, men ingen har det endelige mandat, skabes utryghed.
👉 Løsning: Kræv et klart godkendelsesflow. Ét grønt lys fra ledelsen – og projektlederen får rygdækning til at sige nej undervejs.
10. Manglende evaluering
Der samles feedback på dagen, men ikke systematisk efterfølgende. Fokuser på evaluering i teamet og minimer evaluering ved gæster. Det er vist mest min holdning. Jeg ville i stedet for personlige udtalelser forholde mig til data og det købshumør i kommunikerer til.
👉 Løsning: Indfør et fast evalueringsformat, der kobler oplevelse med forretningsmål. Det gør næste event nemmere – og bedre.
Tryghed er ikke en luksus – det er en strategi
Når du som projektleder har ro på det tekniske, frigiver du energi til dét, der skaber værdi:
Indholdet, relationerne, deltagerne og ledelsen.
Derfor er vores vigtigste råd:
- Søg sparring hos nogen, der forstår både teknik og mennesker.
- Vælg løsninger, der passer til formål og organisation – ikke bare det nyeste på markedet.
- Hav styr på det praktiske – og hav en teknisk makker, der holder dig i hånden hele vejen.
