Det skjulte hul i planlægning: Teknikken

På papiret lød det enkelt: et symposium, flere virksomheder med taletid – og som ekstra service: en videooptagelse af oplæggene. En samlet løsning, der skulle give ro. I praksis blev det alt andet end roligt.

Kunden valgte os – men ingen nævnte AV-holdet

Vores kunde havde valgt os til at stå for videoproduktionen. Det gjorde de, fordi vi gennem mange års samarbejde havde opbygget tryghed, erfaring og en fælles forståelse for, hvordan materialet skulle bruges efterfølgende.

Først efter tilbudsgodkendelsen opdager jeg, at der allerede er et AV-team på stedet. Ingen havde nævnt det. Jeg kontakter arrangøren for at afklare rammerne – men får at vide, at vi får 15 minutter til at stille udstyr op, og vi må ikke røre det eksisterende setup. Med andre ord: deres AV-team er forfordelt.

Gatekeeping uden faglighed

Det næste, jeg oplever, er klassisk: arrangøren fungerer som gatekeeper mellem os og AV-leverandøren. Problemet er bare, at arrangøren ikke har tekniske kompetencer. Det gør dialogen unødigt kompleks.

Jeg insisterer på at få en direkte snak med AV-leverandøren. Da vi først taler sammen, går det hurtigt. Vi forstår hinanden – og vi kan justere pakken, så den passer: to kameraer, skærmoptagelse af PowerPoint og lyd til tre oplægsholdere med bøjlemikrofoner. Jeg skal godt nok betale 3.000 kr. mere for at bruge deres setup, men det gør vi for at minimere risici og kompleksitet.

Men så nævner AV-teamet, at de “kobler på konferencestedets lyd”. Det får alarmklokkerne til at ringe, da jeg mange gange har oplevet af der med en gatekeeper kan forsvinde vigtig information. Jeg ringer til konferencestedet – som fortæller, at de slet ikke leverer lyd eller tekniker til symposiet.

Dagen før: Ingen lyd

Resultatet? Dagen før opdager jeg, at der ikke er styr på lyden. AV-leverandøren havde informeret arrangøren/gatekeeperen om, at de skulle tilkøbe lyd. Men beskeden var aldrig forstået. Ikke af ond vilje – men fordi arrangøren ikke havde kompetencerne til at håndtere opgaven.

Havde jeg ikke spurgt ind, ville oplæggene være blevet stumme. Eller værre: programmet ville være blevet udskudt, fordi konferencested og AV-holdet pludselig stod midt i en konflikt.

Jeg bad AV-holdet tage ekstra lamper med. Heldigvis for det – ellers ville taleren have stået i mørke.

Hvem har ansvaret?

Er det arrangøren, der solgte pakken uden at forstå indholdet? Er det konferencestedet, der taler om “lyd”, men ikke leverer? Er det AV-leverandøren, der leverer minimum, fordi det er det, der er bestilt?

Svaret er: alle. Og dermed ingen.

Pointen

Det er her, projektledere ofte brænder nallerne. For deltageren er ligeglad. De skal bare kunne høre oplægget, se præsentationen og opleve et event, der hænger sammen.

Jeg ser det ske flere gange om året. Hver gang ender det samme sted:

• Projektlederen må brandslukke.
• AV-holdet og konferencestedet frustreres.
• Kunden bliver utryg.

Teknik er ikke kompleks, når du har kompetencerne. Men det bliver komplekst, når ansvaret spredes – eller når det havner hos en gatekeeper uden den nødvendige faglighed.

Alt for ofte bliver opgaven givet videre til en projektleder, fordi det virker som en klassisk “det fixer vi”-opgave. Men uden erfaring kan det koste uforholdsmæssigt meget tid at finde ud af, hvem der gør hvad – og i værste fald kan det ende med fatale konsekvenser for eventet.

For deltageren er ligeglad med, hvor kæden knækkede. De skal bare kunne se og høre oplægget, føle flowet og opleve et event, der hænger sammen.

Heldigvis er løsningen simpel: læn dig op ad en erfaren sparringspartner, som kan stille de rigtige spørgsmål, spotte faldgruberne og samle trådene, før problemerne vokser sig store. Det handler ikke om at vide alt selv – men om at have nogen ved din side, der gør det.