Når teknikken skaber ubehag
En struktureret guide til dig, der pludselig står med ansvaret for platforme og tekniske løsninger i dit eventprojekt
Når du planlægger et event, er det tekniske setup ofte noget af det mest uoverskuelige. Det er sjældent din kernekompetence – og alligevel forventes det, at du træffer beslutninger om platforme, afvikling, formater, support og backup.
Du har sikkert interne sparringspartnere, men du skal stadig navigere i forskellige holdninger uden selv at have de tekniske kompetencer til at træffe det endelige valg. Og ja – du kan få vejledning fra leverandører, men de er ofte farvet af salget: Deres mål er at sælge en løsning, ikke nødvendigvis at afdække dine behov.
Det er derfor teknikvalg ofte skaber ubehag hos projektledere. Det føles som at bevæge sig i ukendt terræn med mange faldgruber – og med hele ansvaret på skuldrene.
Hvorfor er det så svært?
Fordi der ikke findes én rigtig løsning – og fordi hver eneste teknisk beslutning er et tilvalg, som samtidig er et fravalg.
Og i hvert valg ligger der begrænsninger, kompromiser og potentielle risici:
At du siger ja til noget, du ikke helt forstår.
At det tekniske ikke spiller på dagen.
At deltagerne oplever friktion – og skyder det over på dig.
Du er ikke alene. Og nej – du behøver ikke kunne løse det hele selv.
Men du bør forstå strukturen i beslutningen, så du kan navigere klogt, stille de rigtige spørgsmål og føle dig tryg i de valg, I tager.
Hvad gør vi hos CPHEVENTS?
Vi har været teknisk ansvarlige i 12 år – og vi ved, hvor stor forskel det gør at have en uvildig rådgiver. En der ikke er “købt” af én bestemt platform. En der kan se, hvad der findes på markedet, og hvad der passer til netop dit event – og din organisation.
I store virksomheder er rammerne ofte givet på forhånd. Her handler det ikke om at opfinde noget nyt, men om at forstå hvad der er muligt inden for systemerne – og hvordan man bedst tilpasser sig dem uden at gå på kompromis med oplevelsen.
Det er en kompleks balance mellem teknisk kunnen, strategisk overblik og menneskelig forståelse.
🔍 Tjekliste:
Hvad skal du vide, før du vælger teknisk løsning?
✅ 1. Hvad er eventets vigtigste formål?
Skal deltagerne føle sig forbundet, handle på noget eller blive klogere?
Dit formål afgør, om du har brug for fx en dialogplatform, høj streamingkvalitet eller breakout rooms.
✅ 2. Hvad er formatet – og hvem deltager?
Er det live, hybrid eller digitalt?
Hvor mange deltager – og hvor teknisk trygge er de?
Det har betydning for alt fra login, adgang og lydvalg til mængden af support på dagen.
✅ 3. Hvordan taler platformene sammen?
Bruger I et tilmeldingssystem, en app, intern kommunikation og eksternt program?
Skal data samles, måles eller eksporteres?
Dårlig integration er en af de mest stressende faldgruber i eventproduktion.
✅ 4. Hvad får du egentlig med i løsningen?
Er der inkluderet licenser, support, tilpasning og backup?
Mange løsninger ser enkle ud – men koster ekstra, hvis behovet ændrer sig.
✅ 5. Hvem holder dig i hånden på dagen?
Hvem kender dit flow, dine slides, dine intentioner?
Er der teknisk support, der ved hvad der skal ske – eller henvises du til en supportmail, mens deltagerne venter?
Tryghed er ikke en luksus – det er en strategi
Når du som projektleder har ro på det tekniske, frigiver du energi til dét, der skaber værdi:
Indholdet, relationerne, deltagerne og ledelsen.
Derfor er vores vigtigste råd:
- Søg sparring hos nogen, der forstår både teknik og mennesker.
- Vælg løsninger, der passer til formål og organisation – ikke bare det nyeste på markedet.
- Hav styr på det praktiske – og hav en teknisk makker, der holder dig i hånden hele vejen.
En sidste anbefaling til dig i en stor organisation
Undersøg hvad der allerede findes i systemerne – og arbejd inden for de rammer.
Det er næsten altid for komplekst og dyrt at indføre nye teknologier, hvis ikke der er tung opbakning fra ledelsen. Vores erfaring er, at de bedste løsninger ofte findes i intelligent tilpasning af det eksisterende.
