Husk altid: Events er et økosystem
Et event er ikke et linært produkt med før-under-efter. Det er et kompleks system, hvor mange mennesker og beslutninger skal spille sammen. Derfor er opstarten altafgørende for resten af projektet.
Hvis du hellere vil have en snak og et konkret overblik, så ringer du bare – vi står klar til at hjælpe og sende dig priser.
📞 Ring til Fia på 29 43 58 38
Faserne i et eventdesign
Før vi designer rum, booker lokaler eller laver slides, skal vi træffe nogle grundlæggende beslutninger:
- Hvad skal eventet opnå?
- Hvem er det for?
- Og hvordan skal det føles?
Her guider vi dig gennem den kreative og strategiske proces for at udarbejde et eventdesign – skridt for skridt.
HUSK: det er udelukkende med fokus på eventdesign. Ønsker du vejledning i processen for eksekevering, så kontakt os eller gå på opdagelse i “Har du styr på teknikken”.
1. Forretningsmål og succeskriterier
Et stærkt eventdesign starter med at forstå virksomhedens strategiske intention. Det handler om at stille de rigtige spørgsmål:
Hvad skal dette event skabe af forretningsmæssigt afkast?
Søger vi kendskab, adfærdsændring, loyalitet, leads, vidensdeling eller noget helt andet?
Hvad er den økonomiske investering, og hvad forventes i retur?
Vi afklarer også rammebetingelser:
Er der en fast dato, lokation eller teknisk platform?
Hvor mange ressourcer er tilgængelige?
Hvem sidder med beslutningskraft – og hvem med ansvar?
Output: Et klart beslutningsgrundlag med definerede succeskriterier, rammer og forventninger.
2. Målgruppe og følelse
Vi dykker ned i målgruppen og afdækker deres købshumør – altså, hvad de søger følelsesmæssigt i mødet med brand og budskab.
Vi stiller spørgsmål som:
Hvem er de – fagligt, kulturelt, relationelt?
Hvad ved vi om deres motivation og barrierer?
Hvilken følelse skal være styrende for oplevelsen: Tryghed, forbundethed, stolthed eller eventyrlyst?
Vi kobler indsigterne til virksomhedens formål og definerer én kernefølelse, der skal gennemsyre hele eventdesignet.
Output: En følelsesmæssig designretning med udgangspunkt i målgruppen og deres beslutningslogik.
3. Ledelsesbeslutning: Valg af alternativ verden
Følelsen og forretningsmålet danner baggrund for at vælge én af de seks alternative verdener, som vi bruger som arketyper for oplevelsesdesign.
Her faciliterer vi en strategisk beslutning i ledelsen:
Hvilken verden inviterer vi deltageren ind i?
Hvor stærk skal graden af indlevelse og transformation være?
Hvad er realismen ift. tid, ressourcer og organisationens parathed?
Vi bruger verdenerne som et ledelsesværktøj: Beslutningen former forventningerne til kompleksitet, design, samarbejde og investering.
Output: En strategisk valgt verden, som danner det dramaturgiske og praktiske grundlag for designet.
4. Workshop med alle kompetencer
Når verdenen er valgt, inviterer vi til en tværfaglig workshop med alle relevante aktører:
Marketing, projektledelse, teknik, scenografi, kommunikation, venue, content, kundeservice m.fl.
Formålet er at trykprøve designambitionen:
Kan den valgte verden bære hele vejen igennem?
Er der områder, der modarbejder følelsen eller fortællingen?
Skal noget gentænkes eller skaleres?
Vi udvikler evt. 2–3 designspor, som afdelingen trykprøver sammen, så vi lander i et samlet og realistisk koncept.
Output: En tværgående validering af den alternative verden og dennes realisering i alle dele af oplevelsen.
5. Udarbejdelse af designmanual og tjeklister
Når verden og designspor er besluttet, udarbejder vi:
En eventdesignmanual med beskrivelser af oplevelsens dramaturgi, rollefordeling, stemning, tone og forventede outputs
Tjeklister og briefs til hver afdeling – så ingen arbejder i blinde
Visuelle eller tekstuelle guidelines, der sikrer designkonsistens
Output: Et styringsværktøj, der binder oplevelsen sammen og forebygger misforståelser under eksekveringen.
6. Godkendelse i ledelsen
Før designet frigives til produktion og logistik, præsenteres det for ledelsen:
Vi gennemgår følelsen, verdenen, designprincipper og ressourcer
Vi dokumenterer, hvilke valg der er truffet – og hvorfor
Vi sikrer alignment om forventninger og retning
Output: Et godkendt beslutningsgrundlag – som både styrker samarbejdet og tydeliggør prioriteringer.
Klar til eksekvering
Først nu er vi klar til at sætte det hele i bevægelse: produktion, booking, markedsføring og alt det praktiske. Men det sker på et fundament, der er strategisk forankret, følelsesmæssigt præcist og organisatorisk godkendt – og det gør en verden til forskel.
Eksempel: Hvordan verden og design hænger sammen
Det kan være svært at skelne mellem ledelsesbeslutningen om en alternativ verden og det konkrete eventdesign.
Når vi vælger en alternativ verden som ramme for eventet, vælger vi også retning for oplevelsens dybde og designkompleksitet.
Her får du et eksempel på, hvordan de seks verdener fungerer som beslutningsværktøj – og skaber en tydelig ramme, før den kreative designfase begynder.
Replica-verdenen til en konference om datasikkerhed
En digital virksomhed ønsker at afholde en konference om datasikkerhed.
Deltagerne er specialister, og målet er at styrke brandets pålidelighed og skabe kvalificerede leads.
Valgt følelse: Tryghed
Valgt alternativ verden: Replica-verdenen
Designprincipper
- Genkendelig scenografi og flow
- Professionelle, tydelige værter
- Ingen overraskelser – alt fremstår gennemarbejdet og solidt
Konkrete designbeslutninger
- Klassisk konferencesetup med faste mødetider
- Klar og formel tone of voice i invitationer og speak
- Interaktion via sikre og velkendte kanaler (fx QR-login og trykte badges)
Effekt: Deltageren oplever ro, struktur og troværdighed.
Designet matcher både deres indre behov for kontrol og tillid – og virksomhedens ydre mål om leadgenerering og brandpositionering.
Guide til valg af platform
Når teknikken skaber ubehag En struktureret guide til dig, der pludselig står med ansvaret for platforme og tekniske løsninger i dit eventprojekt Når du planlægger
Case Google Event
Når teknik og teamwork leverer mere end forventet Resume af opgaven For Google under den internationale tech-messe KubeCon blev fire dages hårdt samarbejde forvandlet til
Case Roskilde Festival
Når indhold bliver en del af oplevelsen Resume af opgaven For Roskilde Festival har vi i flere år leveret film, der ikke bare dokumenterede –
Eventfilm med formål
En eventfilm skal have substans Den nye generation af eventdeltagere kræver mere end mad og smil i en casefilm Traditionelt set har casefilm fra
Webinar produktion
Webinarserie Tips, tricks og indsigter Webinarserier er en god måde at engagere dit publikum, dele værdifuld viden og opbygge relationer. Men hvad er en
Fia Hojsleth
Mød Fia Uddannet Kaospilot og Kundetype specialist, og med dyb passion for at skaber rammerne for effektive og velovervejet beslutning i B2B events. Ring til
